Objetivo
Esta documentação tem como objetivo apresentar e detalhar a integração do ERP Centrium com o K-Flow (CRM). Será apresentado o passo a passo de configuração da integração, além da explicação do fluxo de processo existente entre os dois sistemas.
How to
As credenciais para ativar a integração ficam salvas no parâmetro web 84. Para verificar seu status:
- Clique no ícone de usuário (canto superior direito).
- Selecione a opção “Configurações” no menu suspenso.
- Selecione a opção “Parâmetros”.
- Clique em “WEB” para listar todos os parâmetros web existentes no Centrium.
Explicação do fluxo
A integração Centrium K-Flow acontece da seguinte forma:
- O Centrium é responsável por manter sincronizadas com o K-Flow as informações relevantes de clientes, contatos de clientes e motivos de não compra, enviando ao CRM esses cadastros sempre que forem criados ou atualizados.
- Do K-Flow, o Centrium recebe as negociações criadas na plataforma, para que sejam vinculadas a um orçamento ou pedido de venda gerado a partir do teleatendimento.
- Caso a venda seja efetuada ou perdida, o Centrium atualiza o status dessa negociação no K-Flow.
- A negociação gerada a partir de uma conversa iniciada no WhatsApp tem o teleatendimento como elo entre os sistemas: ao iniciar um teleatendimento, o Centrium envia as informações do cliente ao K-Flow, que retorna, na finalização do teleatendimento, as negociações em aberto daquele cliente que ainda não possuem vínculo no sistema (exemplo: se o orçamento 10 foi gerado para a negociação 13, essa negociação deixa de estar disponível para ser atribuída a outro orçamento/pedido de venda, pois já possui um documento vinculado a ela).
- Quando o teleatendimento resulta em um orçamento, o Centrium atribui a ele o número da negociação, mas não altera o status no K-Flow, já que as conversas ainda não foram concluídas e podem resultar tanto em perda quanto em venda.
- Ao transformar o orçamento em pedido de venda, o Centrium atualiza o status no K-Flow como “ganho” e vincula a negociação ao pedido no CRM. Quando o orçamento resultar em perda ou cancelamento, será necessário informar o motivo de não compra e uma descrição dos motivos que levaram a isso, para que o status seja atualizado no K-Flow como “perdida”.
- Quando o teleatendimento resulta diretamente em um pedido de venda, o Centrium vincula a negociação do CRM ao pedido e atualiza o status na plataforma como “ganho”, já que a venda foi efetivada.
- Toda tentativa de envio de informações ao CRM, assim como toda vinculação de negociação ou atualização de status no Centrium, gera um registro de log — de auditoria, associado à tabela do registro correspondente, ou de erro, em caso de falha.
Cadastros necessários para a integração
Cliente
Para o envio correto das informações do cliente ao CRM, é necessário realizar o cadastro completo, incluindo as informações normalmente exigidas (nome do cliente, nome fantasia, CPF/CNPJ, telefone e e-mail) e também o campo “Número de Funcionários”, presente na seção “Telemarketing e Outros”.
Importante: esse campo não aceita valor zero; o valor mínimo permitido é 1.
Contato do cliente
O cadastro de contatos segue o processo já existente, com uma diferença importante: o número de telefone informado precisa ser único no sistema. Se houver tentativa de cadastrar um contato com um número já existente no Centrium, o sistema bloqueará a inserção.
Esse bloqueio existe porque, no CRM, os contatos são associados aos seus números de celular conectados ao WhatsApp — não é possível associar um mesmo número a mais de um contato.
Motivo de não compra
Da mesma forma, não é permitido existirem dois registros com a mesma descrição no CRM. O Centrium bloqueia a criação de motivos de não compra duplicados.
Interação no teleatendimento
É no teleatendimento que ocorre a interação direta com da integração Centrium com o K-Flow. Ao criar um teleatendimento que resulte em orçamento ou pedido de venda, no momento da finalização o CRM envia ao Centrium as negociações vinculadas ao cliente informado, exibidas em um grid na seção “Negociações CRM”.
Se o cliente estiver sincronizado com o CRM, há duas possibilidades:
- Com negociações em aberto: são listadas em grid com ID, descrição, valor, data, etapa e contato associado, além de uma caixa de seleção. Ao marcar a caixa, o usuário indica a negociação que será vinculada ao orçamento/pedido de venda e terá seu status atualizado pelo Centrium no CRM. Se houver mais de uma negociação em aberto, apenas uma poderá ser selecionada.
- Sem negociações em aberto disponíveis para vínculo: o ERP exibe uma mensagem informando essa condição.
Se o cliente não estiver sincronizado (ou seja, não cadastrado no K-Flow), o ERP exibe uma mensagem informando essa condição.
Atualização de status a partir do teleatendimento
- Se o teleatendimento resultar em pedido de venda, a negociação vinculada é automaticamente atualizada como ganha no CRM.
- Se resultar em orçamento, há duas possibilidades:
- Quando o orçamento virar pedido de venda, o status no CRM passa a ser ganho.
- Quando o orçamento tiver o status alterado para “cancelado” ou “perdido”, será necessário informar o motivo de não compra e as observações necessárias para que a atualização no K-Flow seja feita como “perdida”.